1 如何管理工程項目檔案管理

眾所周知，工程項目檔案可清晰明了的體現出施工籌建---施工過程---竣工驗收這三個重要環節。它是工程建設的原始真實記錄，對工程建設初期、中期、后期有著至關重要的作用，那么如何管理工程項目檔案管理呢?下面，勤學小編給大家整理了相關的項目管理技巧。

1.工程初期準備階段。每一個項目的工程施工伊始，作為施工單位，從設計圖紙的復核、施工地段地質、水文的勘察與了解，施工現場的復測到安營扎寨，施工區域的購地拆遷，接水接電，各種材料的儲備等等，準備工作是大量的，紛繁的。這個階段施工檔案的跟蹤管理應針對初期施工圖紙、文件資料的形成部門多，產生的形式不盡相同的特點，向項目經理部了解一定時期內有關工程施工規劃、工作安排，通過定期向有關工程管理部門了解一個時期內有關工程施工準備階段各項工作、會議、外事活動等安排情況，及時了解掌握有關檔案形成的信息，跟蹤管理亦進入角色，同步啟動。

工程施工初期階段，應明確跟蹤管理規定和要求，使檔案資料的管理有明確的工作依據。要針對來自不同的歸屬部門、明確有關檔案和竣工資料應執行的具體管理規則，形成統一規范，避免執行中的不明確性，對應歸檔的檔案資料沒有按時歸檔的，及時主動上門跟蹤索取，同時定期進行階段性文件資料歸檔的清查清欠。依據工程技術資料歸檔范圍的具體規定，在工程進展的一定階段內應形成的各類文件資料與實際已歸檔入庫的相應文件資料對號清查，因工作疏漏而缺少的部分，列出清單與各有關文件資料的形成或發送部門聯系索取。

2.工程把關施工階段。大面積工程施工的全面展開，是工程質量、安全的重要把關階段，也是各類工程技術資料大量形成的時期。對于這階段的檔案資料分目標跟蹤管理，工作重心應轉移到重點抓住檔案資料形成的薄弱環節，以保證歸檔資料的質量。加強對施工現場施工文件資料的檢查，這是檔案管理的基礎工作之一，如到項目部檢查或抽查技術人員、領工員的施工日志、班組施工作業記錄，包括工程用料情況，工程施組、施工規范的執行情況，工程試驗、壓力容器的檢測記錄，中線水平觀測記錄，安全操作情況，工程分交情況等，檢查其填寫是否齊全符合規范。

特別檢查分部、分項工程檢查證的填寫情況，對地下、隱蔽工程檢查記錄的填寫。工程監理的認簽等，要考證其可靠與真實程度，以保證歸檔資料的可靠與真實性。應搞好庫存檔案清理達標工作。隨著工程的進展，工程技術資料大量歸檔，要按工程建設階段對歸檔資料從數量上和質量標準化上進行專人逐項的檢查，按交驗單位分門、按交驗部門分類，進行自檢、整理、充實、完善，按檔案工作的業務要求，在分類、立卷，編號時應將不同階段形成的(下轉第162頁)(上接第155頁)技術文件資料區別分開，協助各項目部備齊各類竣工文件資料。對一個時期內資料室借出資料進行定期歸檔，是檔案跟蹤管理在整個施工階段的長期業務工作，而在竣工驗交階段更應注意。應著重強調資料借出的時間性，以防止因借閱人對借出的資料長期占用保管不善、而造成文件資料的損壞、丟失。

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 2 施工企業工程項目財務檔案管理

施工企業項目財務檔案能為微觀經濟管理提供豐富的原始數據

一個單位要提高經濟管理水平，加強單位內部微觀經濟管理，就必須依據財務檔案提供的原始數據，進行分析、預測，以便采取相應的決策和措施，才能達到預期的目的。而財務檔案是對于單位經濟活動全面、真實的記錄，從中可以明確看出哪些是固定性費用，哪些是可變費用，哪些應該增加費用開支。對其進行認真地分析研究，就會在財務檔案中得到微觀經濟管理所需的有價值信息。如阜陽市XX公司安慶市順安河綜合整治工程，該工程投標報價5900萬元，有效工期300天，財務檔案建立齊全。該項目需要水泥17850噸，如果一次進貨，價格當然便宜。但是水泥保質期一般是3個月，因此必須分期進貨。先進的先用，后進的后用。通過查詢財務檔案，就可以知道什么時候該進貨了，每次應該進貨多少噸。什么時間發的貨，用于哪個部位，從而就能計算出該部位用的水泥數量、單價、金額是否超過預算，也可以知道庫存多少噸，哪些水泥應該盡快使用。

財務檔案對成本控制具有不可替代的重要作用

內部控制是指審計部門為保證業務活動的有效進行，保護資產的安全和完整，防止、發現、糾正錯誤，保證會計資料的真實、合法、完整。內部控制管理滲透在企業采購、生產、銷售和綜合管理的各個環節，而財務會計檔案為其工作的開展提供了可靠翔實的數據分析，為企業優化管理措施和改進工作程序打下了堅實的信息基礎，為今后的預算管理和經營策略提供了前瞻性意見。其中的實際發生費用就是依靠會計檔案分析數據匯總而來，對控制費用進度、平衡使用費用、節約使用費用提供了及時準確的信息支撐。

施工企業項目財務檔案管理存在的問題

施工企業項目財務會計工作人手少、工作環境條件簡陋、工作程序繁雜，除了對會計憑證、賬簿比較重視外，對預算、計劃材料收發等一般檔案的重要性重視不夠。 檔案資料的收集、整理往往被忽視，導致單位形成的計劃、總結、專題報告、預決算資料、市場報告、合同協議書、等檔案資料丟失或霉變。有時一個項目剛剛竣工又要上另一個項目，就出現個別人將一些資料在工作調動、崗位調整時一并帶走。由于帶走了一些資料，導致了和勞務公司、商品混凝土公司、一些材料公司及一些個人承包者和原來的工程項目無法結算，對原先的施工項目造成了一定的損失。 目前還有不少施工企業項目單位存在重經營輕管理的現象，更別說項目檔案管理了。多數施工項目部都沒有明確具體財務檔案收集歸檔人員，財務檔案沒有專人負責，以致有關人員手中都有檔案資料各自為政。由于野外施工辦公條件差，財務財務檔案沒有專門的存放檔案室，一些財務檔案資料存放在臨時建造的辦公室里，缺乏檔案資料存放的安全性，且易潮濕、污損，更談不上防蟲、防火、防濕、防盜、防塵、防霉、防光了。

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 3 工程項目檔案的重要性

最初的工程項目檔案就只有淺表的記錄不夠具體，隨著社會的不斷進步，上到政府機關下到平明百姓都必須將檔案作為前行的媒介來推動其發展。而工程項目的檔案也就有了更高更嚴格的定義和要求，為使其更具有適用性、耐久性、安全可靠性、經濟效應性和環境協調性國家有了針對的法律、法規、施工技術規范及標準等。按照這些要求工程的質量有個一個衡量的標準，而檔案恰巧是全方位印證高標準的關鍵所在。

一個項目不僅僅是看它成型后的宏偉壯觀，還要抓其過程施工的每個環節，我們才知道此項目是不是合格的、安全的。工程質量把控主要靠人、機械、材料、技術、環境等諸多因素，而能直觀體現出這一切豐富全面的就只有檔案，而在我國工程項目質量出現問題而造成了人員傷亡的事件已屢見不鮮，造就了這一切不合格安全隱患工程的主要原因有偷工減料、政績，獻禮違反基建、趕工工程等情況。

最令人發指的是在事發后卻找不到一套完整、系統的工程項目檔案，主體工程的質量無從查找施工流程和根據，這是工程項目的悲哀。而現在國家已經將檔案作為工程項目驗收的標準之一，如果沒有完整、系統的檔案不允許對其工程項目進行驗收。所以檔案是工程項目的關鍵。