基本建設工程檔案資料是指在整個建設項目，從醞釀、決策到建成投產的過程中形成的有歸檔保存價值的文件資料,包括項目的提出、調研、可行性研究、評估、勘測、設計、施工、調試、生產準備、試運行、移交生產、竣工等工作活動中形成的文字材料、圖紙、圖表、聲像材料和其他載體的材料。

第一步：同步收集

工程檔案包含立項文件、施工合同、設計資料、監理文檔、竣工決算等多項內容，在工程開展的各環節中實時收集資料，在資料送審環節直接收集留存，既避免疏漏，又事半功倍，將檔案管理緊密融入日常管理工作，成為密不可分的一部分。

第二步：完整、準確、真實

工程檔案專業性強，且與公司的投資成本緊密相關，重要性非同小可。全體員工、分公司工程人員進行檔案審核方面的專門培訓。結合實際對關鍵審核要點再次作了提煉：
完整性：各環節文檔齊備、簽字蓋章齊全。
準確性：除各類技術參數外，重點審核工程量、設計變更、材料平衡數據。

真實性：重點根據文本內容，再次確保隱蔽工程100%到現場記錄及簽證手續完備。

第三步：學習與合作

學習先進歸檔經驗，做好資料臨時保管工作。從收集到歸檔需要一定周期，由于工程資料滾動速度快，數量龐大，臨時保管也是重要課題。經過學習，工程建設部對收集的資料進行分類、編號，統一存放，確保資料妥善保管。
通過學習平臺檢索及實地考察，思考并形成對歸檔后資料的調閱使用管理模式，即創建通過索引目錄實現資料的齊全及追溯管理模式。

第四步：編寫“檔案目錄”

工程建設平均每年專項達到20個以上，單項建設量更是高達上萬個。各類文檔的追溯與尋找十分困難。應在各單項工程生命周期中，以單項任務號為索引，建立完備的檔案索引管理目錄，并在整期工程結束后同步歸檔，電子目錄留存在工程建設部，紙質文檔移交綜合辦，實現清晰索引，并雙重備份。

第五步：斷舍離

隨著工程建設工作的開展，工程檔案管理也經歷了多次模式轉變，倉庫中存在一些老資料的堆砌現象。應定期對老資料進行全面清查，逐個核實，力爭不多頭管理、不重復歸檔，排除管理干擾，減少無效管理成本。
工程檔案資料工作是工程建設過程的一部分，應納入建設全過程管理并與工程建設同步。檔案資料室集中統一管理本工程全過程的技術檔案資料，對工程文件材料的形成、積累、收集、歸檔工作進行監督、檢查，并負責工程技術檔案資料的接收和移交。